Ahorrar Costes Con la Impresión Distribuida y Software Documental
Los documentos, ya sean en papel o electrónicos, continúan siendo la interconexión directa de los negocios, entre otros ámbitos de la vida cotidiana. Son el medio de comunicación básico entre empresas y clientes y, por tanto, su evolución está unida al avance de la tecnología de software documental
Andre Klein
23 de February · 693 palabras.
23 de February · 693 palabras.
x
馃晿 Resumen
El software documental y la impresión distribuida están permitiendo a las empresas reducir costes en sus procesos empresariales. Los documentos, ya sean en papel o electrónicos, son el medio de comunicación básico entre empresas y clientes, por lo que su evolución está unida al avance de la tecnología de software documental. La tecnología ha dado una solución óptima a las necesidades del ciclo documental, como el acceso a determinados datos y su posterior generación, permitiendo la preparación de documentos de gran calidad, a una gran velocidad y con unos costes cada vez más reducidos. El software documental está especialmente adaptado a empresas con una amplia red de oficinas, sucursales o delegaciones, como la banca o el sector de los seguros, donde es necesario contar con un sistema de impresión integral en entornos con impresoras distribuidas para cubrir todos los requisitos empresariales y la generación e impresión distribuida de documentos en tiempo real. La impresión distribuida supone un sencillo procedimiento para la empresa cliente de este tipo de software documental, aunque dependerá fundamentalmente de la infraestructura tecnológica de la que disponga. En general, existen dos opciones: un único servidor en la empresa proveedora o un servidor en cada una de las oficinas de la red. En ambos casos es posible depositar los documentos en un servidor central para facilitar su acceso y actualización.Los documentos, ya sean en papel o electr贸nicos, contin煤an siendo la interconexi贸n directa de los negocios, entre otros 谩mbitos de la vida cotidiana. Son el medio de comunicaci贸n b谩sico entre empresas y clientes y, por tanto, su evoluci贸n est谩 unida al avance de la tecnolog铆a de software documental que respalda a los procesos empresariales.
El acceso a determinados datos, as铆 como su posterior generaci贸n (mediante los diferentes tipos de salidas existentes en el mercado) son dos necesidades del ciclo documental a las que la tecnolog铆a de software documental ha dado una 贸ptima soluci贸n. De hecho, se ha posibilitado en el 谩rea de sistemas de impresi贸n la preparaci贸n de documentos de gran calidad, a una gran velocidad y con unos costes cada vez m谩s reducidos.
Estos requerimientos proced铆an fundamentalmente de empresas con una amplia red de oficinas, delegaciones o sucursales, como por ejemplo es el caso de las del 谩mbito de la banca o de los seguros, ya que necesitan contar con un sistema de impresi贸n integral en entornos con impresoras distribuidas para cubrir todos los requisitos empresariales, y particularmente la generaci贸n e impresi贸n distribuida de documentos en tiempo real.
Una herramienta sencilla
A la empresa cliente de este tipo de software documental, la impresi贸n distribuida supone un sencillo procedimiento, aunque adem谩s fundamentalmente depender谩 de la infraestructura tecnol贸gica de la que 茅sta disponga.
En general, caben dos opciones. La primera consiste en que exista un 煤nico servidor en la empresa proveedora a la que lleguen las peticiones de los usuarios, donde se fusionar谩n los datos en las plantillas dise帽adas previamente para, a continuaci贸n, devolver un documento al usuario que realiz贸 la petici贸n en un entorno totalmente seguro. La segunda posibilidad supone instalar un servidor en cada una de las oficinas de la red, desde d贸nde se generan, distribuyen e imprimen los documentos.
Para ambas opciones, adem谩s, es posible depositar los documentos en las diferentes sucursales con la total confianza y seguridad de que la confidencialidad est谩 presente en todo momento del proceso.
En este sentido, el servicio de consultor铆a que ofrecen algunas empresas proveedoras de software de tecnolog铆a documental, y en particular de la impresi贸n distribuida de documentos es vital para dar una respuesta 贸ptima a las necesidades de los clientes. Un proyecto correctamente dise帽ado e integrado producir谩, sin lugar a dudas, grandes satisfacciones a los usuarios y al equipo humano encargado de su soporte y su mantenimiento.
As铆, previo un exhaustivo estudio de las necesidades de la empresa cliente, ser谩 m谩s f谩cil ofrecer y presupuestar un proyecto a medida mediante diferentes m茅todos de distribuci贸n de documentos como por ejemplo, la impresi贸n centralizada, la distribuida o h铆brida; o el env铆o por correo electr贸nico, fax o a trav茅s de la Web, en tiempo real.
Ventajas operativas
As铆, la implementaci贸n de este tipo de software documental permite la producci贸n de un alto volumen de impresiones, la generaci贸n de documentos en las delegaciones y adem谩s se convierte en un difusor de informaci贸n por Internet e Intranet, lo que posibilita a las empresas utilizar una 煤nica herramienta para todo su proceso documental.
La impresi贸n distribuida de documentos tiene grandes ventajas operativas como son la automatizaci贸n e inmediatez en la distribuci贸n de los documentos de gran calidad con la consecuente mejora de la comunicaci贸n entre las diferentes oficinas; el ahorro del tiempo y del dinero debido a la optimizaci贸n de los procesos documentales; as铆 como la mejora de la imagen corporativa que proyecta la empresa, lo que sin duda le permite posicionarse en el ranking de las m谩s valoradas dentro de su sector.
Existensoluciones flexibles y modulares de software documental en el mercado que se han posicionado como referencia indiscutible en cuanto a la impresi贸n distribuida en el sector de la banca y de las aseguradoras. Con estos productos de "Remote Office Printing", es posible generar y distribuir documentos de negocio bajo demanda a trav茅s de Internet e Intranet en un tiempo r茅cord.
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
Software documental
Software para la Impresi贸n remota de documentos