Aplicación y Uso de Herramientas Tecnológicas en la Venta Relacional y Consultiva

 El ambiente laboral moderno exige altos niveles de productividad. Esto se traduce en hacer más (lograr los resultados y cumplir la cuota) con igual o generalmente, menos recursos (menos personal, menos presupuesto de inversión, etc.). Por lo tanto el Vendedor Consultivo debe ser altamente recursivo y apoyarse en herramientas tecnológicas para lograr cumplir sus objetivos de manera consistente. En esta página hemos desarrollado una relación del tipo de herramientas que un vendedor efectivo debe pensar en utilizar hoy día.

Queremos desarrollar esta sección como una guía de las herramientas que recomendamos utilizar en los procesos de venta consultiva, colaborativa y relacional, con algunos ejemplos de las herramientas que hemos tenido la oportunidad de utilizar. Nuestra intención es compartir con nuestros lectores la forma como el uso de las herramientas informáticas, especialmente el software pueden ser utilizadas para mejorar notablemente la productividad comercial. Usted encontrará muchas herramientas de uso general, lo que deseamos es ilustrar como se pueden utilizar para ganar Productividad Comercial.

Algunas de las herramientas de software que indicamos en este sitio son de libre uso, sin costo y otras requieren ser adquiridas e instaladas en los equipos de la empresa o del vendedor y otras trabajan bajo el modelo de Software como Servicio (Software as a Service – SaaS)

Hay una etapa que vamos a llamarla, de Preparación o Alistamiento. Aquí se valida si se cuenta con los elementos necesarios previos a iniciar los procesos de prospección y venta o si no se tienen, proceder a prepararlos.



Etapa de Alistamiento

Definición: Creo que sobra cualquier explicación sobre la imperiosa necesidad de este elemento. Más importante que cualquier documento de identificación, la dirección de correo electrónico es obligatoria para desarrollar negocios. Normalmente se deben tener dos cuentas de correo, si es que usted está vinculado a una empresa. Una cuenta de correo suministrada por su empresa y otra de tipo personal o profesional. Debido a la alta proliferación del correo basura (Spam), las empresas han adoptado medidas para tratar de frenar la llegada de tanto Spam. Al hacer esto, se pueden bloquear correos que pueden ser de interés para usted. Así mismo, dentro de las políticas empresariales, muchas veces por capacidad de almacenamiento, los buzones de correo pueden ser muy pequeños, lo cual puede limitar su actividad a través del correo electrónico. Por eso es importante contar con una cuenta alterna. La disponibilidad de servicios gratis de correo electrónico es enorme.

Objetivo: Administrar todas las comunicaciones de negocios a través del canal electrónico de correo electrónico. Es una excelente herramienta de comunicación para manejar contactos de forma asincrónica.

Recursos:

Cuenta de correo electrónico suministrado por su empresa
Cuenta de correo electrónico personal creado en alguna de las siguientes plataformas:
- Gmail: www.gmail.com. Consulte la información ofrecida por Gmail sobre las “Diez razones para utilizar Gmail”
- Yahoo: www.yahoo.com
- Hotmail: www.hotmail.com

Si no cuenta con correo empresarial y no desea utilizar una cuenta de correo gratis, debido a imagen comercial (muchas veces no es bien visto, desde el punto de vista comercial y de negocios el presentar como dirección de correo electrónico una cuenta de dominio gratis), entonces puede proceder a contratar el servicio de correo electrónico en modelo de Hosting o de software como servicio. Existen muchas alternativas hoy en día para contratar cuentas de correo electrónico con servicios agregados. Tenga presente también lo siguiente. Si usted planea tener presencia en la Web a través de un sitio o un blog, seguramente deberá contratar un Dominio. Normalmente cuando usted contrata un dominio y un hosting (para alojar su sitio web o su blog), el proveedor le suministra el servicio de correo electrónico dentro del mismo paquete con varias cuentas de correo personalizadas. Esta es otra opción para obtener su correo electrónico, asociado con su sitio Web o blog. Para este caso yo personalmente hago uso de los servicios suministrados por www.godaddy.com y por www.iinmotionhosting.com para mantener los dominios que manejamos, los cuales nos proveen varias cuentas de correo electrónico, las cuales puede acceder a través de un programa de correo en mi computador portátil (Outlook de Microsoft), a través de Internet (estos proveedores incluyen la facilidad de consultar el correo electrónico a través de Internet, lo cual es excelente ya que se puede leer el correo en cualquier lugar que tanga acceso a Internet) o a través de dispositivos móviles como una Asistente Personal (PDA) o de una teléfono inteligente (Smart Phone), obviamente con un contrato con su operador de telefonía celular que le permita acceso a Internet. De esta forma usted mantiene conectado a su correo electrónico. Una anotación final al respecto. A nivel empresarial antes mi empresa hacia uso de un servidor de correo electrónico instalado internamente con el software Exchange de Microsoft. Esto demandaba mucho tiempo de administración, caídas del correo y en general una seria de problemas técnicos que con mucha frecuencia afectaba el normal funcionamiento del correo electrónico. La empresa en la cual trabajo optó por contratar un servicio de correo electrónico externo que se encarga de todo el tema técnico y la garantía de no tener fallas casi en un 100% del tiempo. El resultado ha sido excelente, adicional a que los costos de operación se han reducido y la administración es mínima. Después de un estudio realizado sobre potenciales proveedores, seleccionamos el servicio de FuseMail (www.fusemail.com). En mi opinión es una excelente opción costo/beneficio para empresas de rango pequeño y medio el contar con un servicio de este tipo, versus instalar un sistema de correo interno con todas las complicaciones que involucra adicional a todo el costo de administración y actualización.

Tarjeta de Presentación Electrónica. Su presencia en la Web.

Definición: Prepare su perfil o “Tarjeta de Presentación” electrónica, a través de la creación de su ficha personal en las llamadas Redes Sociales. Hoy en día existen más de 200 redes sociales. Seleccione únicamente dos, ya que por tiempo es imposible estar revisando y escribiendo en tantos sitios. En la medida que gane experiencia en el uso de este tipo de herramientas, seguramente podrá identificar en cuales redes debe estar presente.

Objetivo: Encontrar nuevos contactos o ser encontrado. Ser ubicado como potencial proveedor de una solución y desarrollar relaciones de negocios (Networking).

Recursos: Para efectos de negocios, nuestra recomendación es hacer presencia en:

LinkedIn: Red social especializada en contactos de tipo profesional y laboral
Dirección: www.linkedin.com
Disponible en idioma español (versión beta). Para mayor información sobre los beneficios de estar presente en LinkedIn, consulte la siguiente guía llamada “10 Formas de Usar LinkedIn” (está en idioma inglés).

Xing: Red social posicionada como sitio para el desarrollo de relaciones profesionales. Mayor descripción de que es Xing aquí. Esta disponible en idioma español
Dirección: www.xing.com En este mismo concepto de herramientas se encuentra la popular red Facebook. Personalmente no he hecho uso de esta red para aspectos profesionales. Al crear mi perfil en esta red comencé a recibir cantidad de información y de contactos de colegio, universidad, amigos, etc. Por esta razón desistí de realizar actividades de tipo profesional por esta red. Sin embargo es una opción válida. Conozco de otros profesionales que han podido hacer uso efectivo a nivel de negocios de esta red, mediante la creación de grupos de interés específico.

Desarrollo de Material de Apoyo

Definición: Su empresa puede contar con mucho material de apoyo desarrollado por el área de Mercadeo o de Comunicaciones, sin embargo es normal que a usted, como profesional de ventas, deba desarrollar o adecuar cierto tipo de material para ser mucho más efectivo en su labor de comunicación con sus prospectos o clientes. Para esto normalmente debe trabajar con presentaciones en formato electrónico o con documentos.

Objetivo: Contar con material actualizado y muy bien diseñado para apoyar su proceso de comunicación de su portafolio de soluciones a prospectos y clientes

Recursos: El software más popular para el desarrollo de presentaciones es PowerPoint de Microsoft. Mis recomendaciones están más orientadas a como enriquecer mucho sus presentaciones.

PresentationPro: http://www.presentationpro.com/. Este es un portal especializado en herramientas para apoyar la mejora de comunicaciones a través de PowerPoint.
Microsoft Visio: http://office.microsoft.com/es-es/visio/FX100487863082.aspx. Ayuda a crear diagramas, los cuales pueden ser de gran utilidad al momento de expresar ideas.
Flypaper: Una interesante opción para crear presentaciones con contenido multimedia.http://www.flypaper.com/

Un recurso adicional, aunque no es tecnología, me parece que puede aportar para mejorar las presentaciones. Visite el blog llamado http://www.presentationzen.com/, allí encontrará más recursos.

Estos son recursos que pueden ser manejados por un profesional de las ventas. No incluyo aquí herramientas más sofisticadas para el diseño de piezas publicitarias y de mercadeo, ya que esto no corresponde a las labores del vendedor.

Desarrollo de Blogs

Dentro del material de apoyo para el proceso de ventas, puede incluirse la presencia en Internet a través de sitios Web, portales o Blogs. El desarrollo de sitios Web y de portales es más una función de la empresa en sus áreas de mercadeo y comunicaciones. El campo de los blogs si puede estar más en las manos de ventas. Los blogs están siendo utilizados con gran éxito en el mundo de los negocios para estrechar relaciones con los clientes. Esto hace que este tipo de herramienta interactiva de comunicación sirva mucho para mantener lazos comerciales con prospectos y clientes.

Definición: Los blogs son sitios de Internet utilizados para comunicar ideas y conceptos por parte de uno o varios autores, cuyos artículos pueden ser comentados por el público en general (cuando los blogs son públicos, también se pueden crear como sitios privados o de acceso restringido)

Objetivo: Apoyar el proceso de comunicación y generar comunidad alrededor de una empresa, servicio, producto o concepto.

Recursos: Existen varias plataformas para desarrollar Blogs. Mi recomendación es utilizar plataformas bajo la modalidad de software como servicio (es decir herramientas a través de Internet). Recomiendo dos:

Blogger, es una herramienta gratis y está disponible en español. Para mi gusto personal, es algo limitado, pero es gratis y puede ser un primer paso en el aprendizaje de crear y mantener un blog.

Typepad, es la herramienta que uso para escribir algunos blogs. Me parece una excelente herramienta que no exige conocimientos técnicos para poder crear y mantener un blog de forma adecuada para efectos comerciales. http://www.typepad.com/. No es gratis.

Conferencias Virtuales (Web Conferecing)

Definición: El uso de Internet permite poder realizar conferencias o presentaciones comerciales a través de la Web, sin necesidad de desplazarse al lugar el prospecto o cliente. Mediante el uso de este tipo de herramientas se puede lograr una excelente productividad, sobre todo en las fases de exploración en el proceso de venta. Indudablemente para muchos casos de ventas de alta implicación, se deberá tener contacto presencial y directo con el prospecto o cliente. Repito, me parece una excelente herramienta para generar interés y comunicar adecuadamente su propuesta de valor en las fases iniciales del proceso de venta.

Objetivo: Herramienta para comunicación en ambas vías con el objetivo de entender la problemática de un potencial cliente o cliente actual y para comunicar y presentar soluciones a dicha problemática. También puede ser utilizado para desarrollar Webcast mediante los cuales se puede convocar y realizar una presentación a un público variado con el objetivo de promover un concepto o una solución. Es una excelente herramienta para mejorar la productividad comercial en las primeras fases de desarrollo de negocios.

Recursos: Igualmente existen muchas opciones en el mercado para este tipo de servicio. Sugiero la contratación, como en casos anteriores, de soluciones bajo el modelo de servicio.

Webex (www.webex.com): Es tal vez la más conocida o popular y una de las pioneras en este tipo de herramientas

GoToMeeting (www.gotomeeting.com): Esta es la herramienta que uso hace más de tres años. Excelente opción, muy buena calidad y disponibilidad

Un complemento importante para este tipo de herramienta, es poder contar con un servicio de voz sobre IP. Es decir herramientas que permitan las comunicaciones de voz utilizando Internet. Para esto la herramienta más popular es Skype (www.skype.com). Es de uso gratis para comunicarse con otros usuarios Skype y también se puede contratar el servicio de llamadas a celulares o fijos en todo el mundo, a través de la compra de tiempo prepago.

Búsqueda de Información en Internet

Otro de los problemas que como vendedor consultivo se afronta es la búsqueda de información en Internet. Muchas veces es necesario recurrir a la Web para poder encontrar información que permita conocer al prospecto, enriquecer presentaciones, actualizar información, investigar la competencia, etc. La Web es para mi, hoy en día, la fuente de información primaria para conocer muchos aspectos de mi actividad como vendedor consultivo. El problema es que existe mucha información y es necesario poderla catalogar y organizar para futuras consultas o en general para recurrir a ella de forma organizada. Cuando tiempo ha invertido usted buscando una información, finalmente la encuentra y cuando tiene que recurrir a ella nuevamente generalmente no recuerda en donde estaba, como hizo para llegar a ella y puede perder grandes cantidades de su valioso tiempo tratando de encontrar aquel artículo que le serviría mucho para su situación de negocios. Pues bien, para subsanar este problema recomiendo el uso del sistema Del.icio.us (http://delicious.com/).

Su utilidad consiste en poder catalogar la información que usted considera útil dentro de Internet y poderla organizar y consultar desde cualquier equipo que tenga acceso a Internet. Funciona similar a los Favoritos de los navegadores de Internet, pero es mucho más completo, organizado e independiente del equipo en el cual acceda a Internet. Me ha ahorrado cantidad de tiempo cuando recurro a información de mi interés en Internet. Un aporte adicional con respecto a información para consulta. La mejor publicación que conozco sobre temas de ventas es Selling Power, desafortunadamente no conozco que esté disponible en idioma español.

Etapa de Prospección.

Siempre he creído que las labores de prospección e identificación de potenciales clientes debería ser una labor del área de mercadeo. Considero que los profesionales de ventas deberían enfocar todo su esfuerzo, energía y conocimiento en el arte de tomar un prospecto calificado, acompañarlo y apoyarlo en todo el proceso de evaluación, decisión y compra y desarrollarlo como cliente leal. Ese es mi concepto, pero en la realidad muchas empresas incluyen dentro de las funciones del vendedor la de prospección e identificación de potenciales clientes.

Desde el punto de vista de herramientas que apoyen este proceso, existen bastantes en el mercado americano y europeo, no conozco muchas para el mercado latinoamericano. La identificación y consecución de nuevos clientes depende mucho de la exposición de la empresa en diferentes medios, a través de diferentes canales. El mercadeo relacional es un campo en el cual se pueden aplicar herramientas informáticas muy interesantes. La mayoría de sistemas de tipo CRM (Customer Relationship Management) incluyen módulos especializados en el desarrollo de campañas de mercadeo relacional, a través de segmentación muy detallada y de estrategias de comunicación personalizadas. No voy a entrar en el detalle de este tipo de aplicaciones en este punto porque sería muy extenso.

Recomiendo una estrategia de comunicación a través del uso de boletines (Newsletter) que permiten mantener a un universo de potenciales clientes o clientes actuales informado de situaciones de la empresa o de las soluciones que ofrece, que pueden generar procesos de compra. El vendedor profesional debería estar en la capacidad de poder redactar y publicar boletines informativos sobre las soluciones que comercializa. Esto debe estar ligado a una estrategia de mercadeo relacional que debe definir la empresa. Para el manejo de Newsletters recomiendo el uso del sistema Icontact (http://www.icontact.com/) que permite desarrollar campañas de e-mail marketing de manera integral y poder evaluar los resultados de cada campaña en mucho detalle, una muy buena solución para prospección y comunicaciones con clientes actuales.

Etapa de Evaluación

En esta fase las herramientas más utilizadas por el vendedor consultivo se orientan a brindar información de fácil acceso y de manera oportuna al prospecto y poder registrar todas las interacciones y puntos de contacto que se tengan con el potencial cliente. En los últimos meses se ha venido desarrollando un concepto muy interesante relacionado con la creación de ambientes interactivos virtuales para poder trabajar de forma colaborativa con el prospecto o cliente. Esto en pocas palabras quiere decir que el vendedor crea un sitio en Internet al cual da acceso al prospecto para que en ese sitio se coloque toda la información que se comparte en el proceso de compra. Tanto el vendedor como el comprador mantienen actualizado este sitio y allí queda registrada toda la información del desarrollo del negocio.

Sitios para descarga de información

Definición: Uno de los grandes problemas que tenemos los vendedores con la distribución de información a través del correo electrónico, es que muchas veces necesitamos enviar archivos con presentaciones, gráficos, etc., que por su tamaño pueden quedar bloqueados en el correo electrónico, o pueden molestar al prospecto ya que genera un tráfico pesado en su bandeja de entrada. Para esto lo mejor es contar con un sitio en Internet que permita al vendedor ubicar los archivos que desea compartir con uno o varios prospectos y enviar la dirección por un correo electrónico al prospecto. Este recibe un mail muy sencillo con una dirección de Internet, la cual puede acceder y procede con la descarga del archivo. Funciona como el concepto de FTP que usan los técnicos para “trasladar” archivos de gran tamaño entre usuarios, pero sin la complejidad técnica que esto reviste.

Objetivo: Acelerar el proceso de comunicación con prospectos y clientes para volúmenes de información grandes, evitando los problemas que puede representar el correo electrónico y sin necesidad de depender de personal técnico de informática para que apoyen este proceso. Dar autonomía al vendedor para que pueda enviar grandes volúmenes de información en caso de ser necesario

Herramienta: Existe una cantidad enorme de soluciones de este tipo en el mercado. La que yo utilizo se llama Send Space (http://www.sendspace.com/). Se puede utilizar en modalidad gratis o hay servicio más completo para el cual se puede pagar una mensualidad. Me ha facilitado mucho la comunicación para el envía de catálogos, presentaciones, documentos extensos, etc. El cliente ha quedado muy satisfecho, debido a que no bloqueo su cuenta de correo.

Compartir presentaciones

No obstante que la alternativa presentada en el numeral anterior es muy buena para hacer envío de presentaciones en PowerPoint, en muchas oportunidades se desea compartir la visualización de una presentación.

Definición: Compartir con una o varias personas una presentación realizada como apoyo a un proceso de venta. En muchas oportunidades usted realiza una presentación a varias personas de su prospecto y estos le piden una copia de la presentación. Usted normalmente o la trata de enviar por el correo electrónico o entrega una copia en una dispositivo de memoria USB. Su imagen como vendedor profesional y bien preparado quedará mucho mejor si les hace envío de un correo electrónico con una dirección en Internet en la cual pueden consultar toda su presentación o incluso la pueden bajar.

Objetivo: Mejorar el proceso de comunicación con su prospecto y brindar todas las herramientas para facilitar la etapa de evaluación.

Herramienta: Recomiendo el uso de un sitio de Internet, que es gratis, llamado Slide Share (http://www.slideshare.net/). Allí usted podrá ubicar todas sus presentaciones y definir si son públicas o privadas. Si son privadas, podrá definir con quien las comparte. Incluso tiene una utilidad interesante. Usted puede ubicar su presentación en este sitio y simplemente solicitar acceso de Internet a su prospecto y desde allí mismo hacer la presentación. Es una herramienta muy útil.

Sistema de Administración de Contactos y CRM

Definición: CRM es un tema muy extenso y corresponde a la empresa definir su estrategia con relación a este tema. No es campo del vendedor definir si usa o no un CRM. Si la empresa ya ha adoptado el uso de un sistema CRM, excelente. Este debe ser el sistema de apoyo para todas las actividades que el vendedor desarrolla con sus prospectos. Si la empresa no h adoptado un sistema CRM estándar, usted podría utilizar un sistema de administración de contactos (no es tan completo como un CRM) que le ayudará a organizar la información de sus prospectos, clientes y actividades con ellos.

Objetivo: Poder mantener toda la información de mis contactos comerciales en un solo sitio y lograr construir una visión de 360º del cliente (ver al cliente de forma integral).

En mi caso particular, hago uso del sistema CRM Sage SalesLogix. Es una excelente herramienta de CRM a nivel empresarial. Tengo más de 6 años utilizándola y todos los días encuentro nuevas formas de apoyarme en ella para ser más productivo, es decir utilizar mejor mí tiempo y mis recursos como vendedor. Utilizo esta herramienta porque es la que ha seleccionado la empresa en la que trabajo y todos los funcionarios de la empresa tenemos acceso a ella. Puede ser que su empresa utilice otro tipo de herramienta de CRM, lo importante es que usted explote al máximo el uso de la misma para efectos de mejorar su productividad. Quien esté interesado en conocer más sobre CRM, puede consultar en http://www.mundocrm.com/ (en español) o en http://www.crm-daily.com/ (Inglés)

Para aquellas personas que no cuentan con un sistema de CRM tan completo como SalesLogix u otros similares, pueden evaluar el uso de lo que se conoce como software de Administración de Contactos o Contact Management. Hoy en día existe un mar de soluciones en diferentes plataformas. Las más conocidas por sus años en el mercado, generalmente son para adquirir e instalar en su computador. Las más novedosas son las que se contratan como un servicio y se utilizan 100% por Internet. Eventualmente he utilizado una herramienta excelente llamada ACT (http://www.act.com/). Es el sistema de Administración de Contacto más popular en todo el mundo. Una excelente alternativa para vendedores independientes o para empresas que tengan una fuerza comercial entre 1 a 5 vendedores. Es necesario instalarlo en los equipos de los vendedores o de la empresa.

Otra alternativa es utilizar un Administrador de Contactos en línea (trabajan 100% conectados a Internet). Son tantas las opciones que me parece más ilustrativo que usted lea el siguiente sitio de evaluación de sistemas de Contact Management en línea: http://www.salesteamtools.com/online-contact-management-software/ (Inglés)

La recomendación sobre este tema es que usted, como vendedor profesional, debe contar con un sistema de información que le permita tener una base de datos de todos sus contactos (prospectos y clientes) y lograr documentar una visión de 360º del cliente (es decir, contar con toda la información relevante de los puntos de interacción del cliente con su empresa).

Venta Colaborativa

Aunque el concepto en sí, no creo que sea novedoso, hoy en día está mejor estructurado y se puede contar con herramientas informáticas para darle más forma a este importante elemento de la venta consultiva. Cuando se logra un alto nivel de compenetración con el cliente o con algunos prospectos estratégicos, se crea un espacio muy útil para co-crear. Se que es una palabra como extraña, pero su significado es poder crear de manera conjunta con el prospecto o cliente una solución a las necesidades del cliente utilizando como base los productos o servicios de su empresa. Para mayor información consulte un artículo de nuestro blog que trata el tema aquí.

Uso de Wikis para Venta Colaborativa

Definición: Creación de espacios en Internet, de acceso público o privado, para trabajar de forma colaborativa entre vendedor y comprador. Los Wikis pueden tener muchas otras aplicaciones (por ejemplo, la famosa enciclopedia libre Wikipedia es un wiki), pero para el caso específico de ventas, le he venido aplicando en la creación de espacios colaborativos para procesos de venta y créanme, es una excelente herramienta. Además de ser un excelente soporte para el proceso de venta, ayuda a crear una base de conocimiento que genera material para otros procesos de venta.

Objetivo: Crear espacios en Internet de colaboración para mantener un registro central de todas las acciones y conversaciones que se tienen entre vendedor y comprador. Se crea una base de conocimiento de cada proceso de venta o proyecto

Herramientas: En la actualidad estoy haciendo uso de una herramienta que opera 100% sobre Internet llamada Socialtext (www.socialtext.com). Es gratis para un número de participantes en el wiki hasta de 5. A partir de allí tiene costo por cada usuario. Socialtext ha desarrollado una iniciativa orientada al desarrollo de Inteligencia Colaborativa entre Ventas y Mercadeo. Si desea consultar más información al respecto, haga clic aquí.

Desarrollo de Mapas Mentales para un mejor análisis de las oportunidades de venta y para comunicar ideas con mayor efectividad

Definición Una de las habilidades clave de todo vendedor consultivo es su capacidad de análisis y de visualización de una solución a la problemática de su cliente. Evidentemente, después de generar esta visión, debe transmitirla de la forma más efectiva posible para reforzar su relación con el cliente. Para esto recomiendo el uso de Mapas Mentales. Los mapas mentales (o conceptuales) son una representación gráfica de ideas y conceptos, que parten de un concepto principal y alrededor de el se desarrollan los temas de interés. Quien esté interesado en profundizar más en el tema, le recomiendo la lectura (está en inglés) que se encuentra aquí. He aplicado esta técnica, especialmente para el análisis de las situaciones comerciales con clientes, con el objetivo de entender muy bien su posición de compra y los factores que definen sus criterios de evaluación y decisión. En segundo lugar, para crear una visión de solución y finalmente para comunicar al prospecto o cliente un concepto, idea o propuesta. Me apoyo en los mapas mentales para hacer presentaciones y en muchas oportunidades he remplazado las presentaciones desarrollas en Powerpoint por presentaciones con mapas mentales y los resultados son satisfactorios, es decir logro comunicar las ideas de una manera más efectiva.

Objetivo: Contar con una metodología efectiva de análisis, generación de ideas y comunicación efectiva que ayude a ganar productividad y desarrollar un trabajo más profesional en el proceso de ventas.

Herramientas: Hace más de 4 años comencé utilizando una herramienta de uso gratis llamada CmapTools (http://cmap.ihmc.us), excelente herramienta y es utilizada a nivel mundial por una cantidad impresionante de usuarios, la mayoría de ellos en el campo educativo, pero lo interesante de esta solución es que ha desarrolla una comunidad de usuarios en todo el mundo y es posible conseguir mucho material muy valioso a través de esta comunidad. Hace aproximadamente 2 años comencé a utilizar una herramienta comercial, más robusta y muy completa llamada Mind Manager Pro. Lo he utilizado en muchas para muchas de mis actividades como vendedor y me ayuda mucho a organizar los conceptos y a transmitirlos de manera organizada. Esto es una ayuda grandísima para ganar tiempo en el desarrollo de una oportunidad de ventas. Este software se adquiere por licencia y bse instalada en el pc. Hace algunos meses estoy utilizando una herramienta complementaria de los mapas mentales o conceptuales llamada KnowledgeLink. Este software me ayuda mucho en los procesos de levantamiento de necesidades del cliente

Control del proceso de venta como un Proyecto

A través de los años he aprendido que en la medida que quiera lograr mayor efectividad en el proceso de venta, lo mejor es afrontarlo como si este fuera un proyecto. Cuando hablo de proyecto, me refiero a la forma como se debe desarrollar un proceso de venta consultiva con una oportunidad muy bien calificada.

Definición: El desarrollo de una oportunidad de negocios debe ser afrontada como un proyecto, el cual debe involucrar: Un tiempo determinado, unos recursos asignados, un costo estimado y unos resultados tangibles. Podemos agregarle una variable adicional como es el desarrollo del proyecto con calidad. Si usted actúa como un consultor antes su prospecto o cliente, es necesario que tenga bases claras sobre Administración de Proyectos (Project Management) para desarrollar de manera profesional su relación con el cliente.

Herramientas: En el tipo de venta consultiva que yo desarrollo, es necesario anexar en toda propuesta un cronograma de trabajo. Generalmente las soluciones que vendo a mis clientes se ponen en producción en un periodo que va desde 3 meses hasta 18 meses. Por lo tanto el desarrollo de cronogramas de trabajo es fundamental. Para esto hago uso de Microsoft Project. Para controlar las tareas dentro del proceso de venta (que puede tomar entre 2 a 6 meses, en algunas oportunidades hasta 1 año) utilizo el sistema AceProject (http://www.aceproject.com/). Utilizo la versión en modalidad de servicio, totalmente por Internet. Es muy interesante, ya que me permite crear proyectos que comparto con el prospecto o cliente, definiendo cronogramas conjuntos para la fase de evaluación y decisión. Esto hace que pueda tener mayor control sobre las actividades del proceso de venta, las comparta con el comprador y pueda tener una visión más clara de la evolución de cada oportunidad de negocios.

Demostraciones de Software

Dentro del proceso de venta que personalmente realizo, es necesario desarrollar demostraciones de software. Hemos desarrollado una metodología mediante la cual ejecutamos demostraciones muy personalizadas, con el objetivo de lograr que el prospecto o cliente “vea” su negocio y necesidad reflejada en la solución.

Definición: Muchas de las demostraciones de software y presentaciones personalizadas pueden ser “filmadas” o grabadas en diferentes formatos para luego ser enviadas al cliente o publicadas en Internet en el sitio web, en el blog o en el Wiki de desarrollo de oportunidades de negocio.

Objetivo: Disponer de material de alta calidad grabado con demostraciones y presentaciones con audio y video, especialmente orientadas a demostraciones de software o productos similares.

Herramientas: Utilizo una herramienta llamada Camtasia. Esta herramienta se instala en el pc y permite la captura de video y audio. Es muy buena para efectos de grabación de demostraciones y presentaciones. Una vez grabada la presentación, se puede producir el medio para diferentes canales, ya sea para generar un CD o DVD, publicar en la web, etc.

Mis estimados amigos, este es solo un conjunto de herramientas que en la práctica, lo digo por que yo las utilizo, son muy útiles y generan una alta productividad en la labor comercial. El punto fundamental de esto es que me ahorra tiempo, me ahorra dinero (puede usted imaginar cuanto me costaría en la labor de ventas tener personal para desarrollar todo lo que hago con estas herramientas?) y me permite ejecutar en trabajo muy profesional de cara a la labor de ventas que realizo con mi mercado objetivo y con los clientes.


Un mensaje final que les quiero dejar. Usted puede considerar que se necesita ser un experto en informática para poder manejar todo esto. Pues le tengo una buena noticia. NO es necesario ser un experto, pero si necesita tiempo para aprender a manejar y aprovechar los recursos ofrecidos por cada una de estas herramientas y sobre todo seleccionar aquellas que realmente le brinden una mejora en su productividad comercial y le permitan generar confianza y estrechar relaciones con sus prospectos y clientes. Recuerde que el objetivo finalmente es CUMPLIR LA CUOTA.


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