Muchas veces nuestros clientes sienten que ya ha comenzado un período dentro de su emprendimiento donde para lograr más y mejores resultados lo ideal es delegar tareas que impiden lograr los resultados deseados.

Por: Fatima Spaini

Cuando comienzan a buscar, la lista de de posibilidades se hace interminable, encuentran Secretarias o Asistentes Virtuales, y tal vez a simple vista todas ofrecen lo mismo, sin embargo hay tres grandes grupos bien diferenciados:

1.- Empresas de Secretaria Virtual: Estas empresas, ofrecen a sus clientes todo tipo de trabajo de una Secretaria, incluyendo en muchos casos, alquiler de despacho, recepción de llamadas (Call Center), envío y recepción de correspondencia y FAX. La capacitación del personal corre por cuenta de la Empresa.

2.- Secretarias Virtuales: Son emprendedores que ante la posibilidad de trabajar desde sus casas, optaron por ofrecer los mismos servicios que hace una Secretaria, pero a distancia, tienen su propia página Web y trabajan en forma individual. Por lo general, la capacitación está relacionada a la experiencia adquirida tras años de trabajo en relación de dependencia.

3.- Asistentes Virtuales Certificadas: (Aquí me incluyo) Son mujeres (en su mayoría) que forman individualmente su propio emprendimiento y que a su vez pertenecen a un equipo de trabajo. Antes de iniciar su proyecto se han capacitado y certificado, para conocer a fondo las posibilidades de éste negocio, logrando así llegar de manera más eficiente a sus clientes, brindado más y mejores resultados.

Una vez finalizado el primer período de capacitación siguen creciendo juntas por que consideran que si brindan un Servicio Virtual las nuevas tecnologías las obliga a mantenernos siempre actualizadas. Trabajar en equipo les permite estar siempre "renovadas", y “cuidarse” entre ellas, logrando así potenciar sus negocios. La capacitación constante corre por cuenta de la Asistente Virtual, eligiendo donde, cuando y en que capacitarse concretamente.

¿Cuál de éstos tres servicios se adecuan más a las necesidades de su empresa?
Indudablemente esto esta íntimamente relacionado que tipo de tareas está analizando delegar.
En el caso de los emprendedores OffLine será más útil contar con Empresas de Secretaria Virtual, que cuentan con el equipamiento necesario para atender directamente todas las necesidades de los clientes, desde teléfonos con líneas propias y oficinas. Y como hemos dicho anteriormente ofrecen oficina en una determinada zona geográfica.

Cuando se trabaja desde casa, y se tiene pequeños trabajos a delegar, como por ejemplo llamado a proveedores, redactar cartas, una alternativa rentable es contratar una Secretaria Virtual.

Por último, tanto los emprendedores OffLine como OnLine, que necesitan personal capacitado en las últimas herramientas digitales disponibles en el mercado, y piensan delgar no solo pequeñas tareas de oficina, sino implementar nuevas herramientas de EMarketing para lograr más y mejores resultados en su emprendimiento, es necesario contratar los servicios de una Asistente Virtual, por que son servicios más específicos. La ventaja de poder contar con una Asistente Virtual permanente le permitirá no solo delegar todo tipo de tareas, sino que además será ella quien se encargue de terciarizar las necesidades de los clientes, cuando no se cuenta con la especialización correspondiente o con (por ejemplo) Oficinas Físicas en una zona determinada, ultimando hasta el último detalle.

Ahora bien, se preguntará: Las Asistentes Virtuales son muchas ¿Cómo identifico cual es la más apropiada para mi negocio?

Comenzaré diciendo que somos más de 150 Asistentes Virtuales Certificadas por Bureau Red, sin embargo, cada una de nosotras tiene su propio emprendimiento y somos mujeres diferentes (aunque con seguridad con las mismas metas), por lo tanto siempre hay alguien que se adecua más profesionalmente a los servicios que usted está necesitando.

Hace pocos días leí en Twitter la siguiente frase: “La web 2.0 es de las personas, no de las entidades” (de @escuelatic20), y realmente no puedo estar MÁS DEACUERDO, por que es, sin duda una gran realidad que hoy el Mundo 2.0 está reflejando.

Las personas HOY en Internet se identifican con personas
La mayoría de las Asistentes Virtuales contamos con nuestros propio Blog, lo cual habla mucho de nosotras mismas, de nuestros gustos, y de nuestra pasión por determinados Servicios que ofrecemos.
Las Redes Sociales (en especial Facebook y Twitter) es una de las mejores herramientas que le servirán para identificarse con una Asistente Virtual, ya que podrá interactuar con ella, conocer como piensa, actúa y cuales son sus intereses antes de contratar sus servicios, así como también como se relaciona con otras personas dentro de la Red.

“La confianza ya ganada” o recomendaciones: Es una de las maneras más fáciles en las que puedes llegar a tu Asistente Virtual, porque ya conoces con quien trabaja y puedes obtener un testimonio de una persona que está utilizando los servicios.

Saber identificarse adecuadamente con su futura Asistente Virtual será el primer paso para lograr delegar eficazmente y obtener más tiempo productivo para su empresa.
¿Cuándo debo contratar una Asistente Virtual?

Cuando decide dar el gran salto en su empresa, y abocarse únicamente a las tareas productivas, y no utilizar su tiempo para aquellas tareas que le restan tiempo, significa que ha llegado el momento de contratar los servicios de una Asistente Virtual, quien se encargara de todas aquellas tareas que hoy le impiden llegar a los objetivos que se ha planteado.

Todo empresario tiene sus tiempos y necesidades, sin embargo coinciden en que no es fácil ocuparse de todas las tareas de su empresa, ya que comienza a afectar las tareas más productivas de su empresa, sino que le impide pasar tiempo con su familia y amigos, por que indefectiblemente comienza a ocupar todo el tiempo en hacer crecer su negocio.

Todos los días tienen 24hs, sin embargo, al delegar aquellas tareas que realiza que son rutinarias y le quitan tiempo valioso, podrá comenzar a organizarse de manera más eficiente, ya que se encontrará más motivado en los momentos que decide hacer crecer su negocio.
Encontrar una punto medio entre el crecimiento de su negocio y sus relaciones familiares o con amigos, es uno de los puntos principales para llegar a sus objetivos. La motivación que nos produce poder disfrutar de agradables momentos mientras su negocio sigue creciendo, le permitirá potenciar el tiempo productivo.

¿Cree que ha llegado el momento de hacer crecer su negocio?
Sin duda, solo usted sabe la respuesta a ésta pregunta, sin embargo, si ha llegado hasta aquí, es por que hay tareas de las cuales se debe ocupar que son esenciales para su negocio, y no son productivas, por lo tanto es en éste momento en que quiere que su negocio comience a crecer, que debe tomar decisiones, y optar por “echar hacia delante”.

Solo es cuestión de estrategia, más tiempo productivo indudablemente será beneficioso en su vida empresarial y personal ya que quienes deciden delegar tareas comienzan a beneficiarse logrando más y mejores resultados en menos tiempo.

Mi nombre es Fátima Spaini y desde hace años que colaboro con Emprendedores brindando servicios administrativos 2.0. Las nuevas tecnologías son mi gran pasión, capacitándome casi a diario para brindarte más y mejores servicios que se ajusten a tus necesidades. Te invito a visitar mi sitio web donde descubrirás soluciones estratégicas que te permitirán optimizar tu tiempo, logrando así más y mejores resultados en tu emprendimiento.

http://secretariavirtualglobal.com/

http://elartededelegar.com/

http://positivas.com.ar/