E-factura - la Factura Electrónica - Parte 2
En primera parte nos introducimos en el tema de la factura electrónica. Ahora, en esta segunda y última parte veremos con más detalle cuáles son los beneficios, las leyes españolas, modalidades de facturas electrónicas y cómo convertir facturas en papel, en facturas electrónicas.
Andre Klein
21 de May · 823 palabras.
21 de May · 823 palabras.
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馃晿 Resumen
En esta segunda parte del artículo sobre la factura electrónica, se detallan los beneficios y las leyes españolas relativas a su uso. Uno de los principales beneficios de la factura electrónica es el ahorro en la administración de facturas, que puede oscilar entre el 40% y el 80%, dependiendo del volumen de la empresa. Además, la factura electrónica permite una mayor oportunidad, facilidad y seguridad en la información, así como una eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. La factura electrónica también mejora la eficiencia de los procesos administrativos y controla mejor el cumplimiento tributario. En España, la factura electrónica se rige principalmente por el Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación y el Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación. La factura electrónica ofrece un mayor control tributario y puede ser una solución integrada que gestiona al máximo las tareas, reduciendo los errores humanos y aumentando el ahorro y la eficacia en la empresa. En definitiva, la factura electrónica es una herramienta útil que puede mejorar la gestión empresarial en diversos aspectos.Beneficios de la implantaci贸n de la factura electr贸nica (e-factura / facturae)
Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administraci贸n de facturas (recepci贸n, almacenaje, b煤squeda, firma, devoluci贸n, pago, env铆o, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Algunas de las razones de este ahorro son:
- Oportunidad en la informaci贸n, tanto en la recepci贸n como en el env铆o.
- Ahorro en papeler铆a.
- Facilidad en los procesos de auditor铆a.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificaci贸n.
- Agilidad en la localizaci贸n de informaci贸n.
- Eliminaci贸n de espacios para almacenar documentos hist贸ricos.
- Procesos administrativos m谩s r谩pidos y eficientes.
Adem谩s, cuando las empresas operan con esta tecnolog铆a, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras 谩reas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electr贸nica porque permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificaci贸n de la fiscalizaci贸n.
Las leyes principales que rigen la factura electr贸nica (e-factura / facturae)
En Espa帽a, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa est谩 adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:
- Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturaci贸n.
- Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturaci贸n.
- Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposicio卢nes sobre facturaci贸n telem谩tica y conserva卢ci贸n electr贸nica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturaci贸n. ( BOE, 14-abril-2007 ).
- Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedici贸n de facturas por medios electr贸nicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administraci贸n General del Estado u organismos p煤blicos vinculados o dependientes de aqu茅lla y sobre la presentaci贸n ante la Administraci贸n General del Estado o sus organismos p煤blicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre-2007).
Modalidades de la factura electr贸nica
La factura electr贸nica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electr贸nica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 v铆as:
- La firma electr贸nica reconocida que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creaci贸n de firma.
- La remisi贸n mediante un sistema "EDI" que aporta integridad y autenticidad.
- Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspecci贸n Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.
La conversi贸n de facturas en papel en facturas electr贸nicas y viceversa
Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electr贸nico, siempre que en la operativa de digitalizaci贸n se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalizaci贸n es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalizaci贸n (scanner) produce la imagen acompa帽ada de una Firma Electr贸nica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93). Al proceso que lo logra se le denomina "Digitalizaci贸n Certificada".
Adem谩s en esa normativa se indica que las facturas electr贸nicas se pueden transcribir a papel incluyendo en ellas marcas gr谩ficas de autenticaci贸n, producidas seg煤n la especificaci贸n PDF 417, tal como se dispone en la Resoluci贸n 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Direcci贸n General de la Agencia Estatal de Administraci贸n Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturaci贸n telem谩tica.
No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificaci贸n de la factura.
Julia Sanchez Meynial - Directora de Marketing - Gesti贸n de expedientes, informaci贸n y procesos de negocio - Soluci贸n: Gesti贸n Integral de Facturas
Publicado por Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet - Madrid