El programa de gestión documental Orfeo GPL, es un programa de código abierto, creado por programadores colombianos, quienes con el apoyo de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia (SSPD), en el año 2002.
Este proyecto estuvo centrado en la importancia que representa la información y su correcta utilización, para cualquier tipo de empresa o entidad, sea del sector público o privado que esta pertenezca.

La información es un conjunto organizado de datos, procesados por diferentes mecanismos que dan como resultado una salida organizada de datos en un formato apto para su manipulación.
Son los documentos con soporte impreso, uno de los medios de manipulación de información más utilizado en el mundo y esto le constituye como quizás el más importante de todos desde sus inicios hasta el presente.

Desde sus inicios los documentos impresos han sido fundamentales para los procesos de comunicación de nuestra sociedad, siendo utilizados en todo tipo de procesos, transacciones y toda índole de actividades que requiriera de la consigna de información en el papel.

El paso del tiempo y el avance de las herramientas informáticas y la creciente economía de un mundo globalizado, dieron origen a un flujo masivo de documentos impresos, la necesidad de darles un manejo más eficiente y la utilización de herramientas informáticas para apoyar el manejo de los mismos.
En este campo, los programas de gestión documental han jugado un papel fundamental en los últimos tiempos, ya que representan una alternativa para el manejo y conservación de la documentación impresa por medio ambientes informáticos.

Dentro de estas alternativas, el software libre representa una excelente opción de cara a la gestión de documentos, ya que gracias a su uso libre de costo, robustez y flexibilidad en la industria informática, permiten crear aplicaciones para gestión documental, fiables, robustas y de menor costo que las de licencia de pago por uso.

El programa de gestión documental Orfeo GPL, es un programa de código abierto, creado por programadores colombianos, quienes con el apoyo de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia (SSPD), en el año 2002, dieron inicio a dicho proyecto que arrojo como resultado Orfeo GPL, un programa para gestión documental de uso libre, el cual se puede utilizar sin ningún tipo de restricción.

El prototipo del sistema de gestión documental SGD-TEINCO, esta implementado bajo sistema operativo Linux, haciendo uso del programa de gestión documental Orfeo GPL. Un proyecto en el cual se utilizo en su totalidad software 100% libre.

Introducción
Los sistemas de gestión documental constituyen actualmente una parte fundamental del sistema empresarial de información, desarrollado con el propósito de almacenar, recuperar, modificar e intercambiar documentos.

Los sistemas de este tipo se han diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de documentos, salvaguardando sus características estructurales y contextuales, y garantizando su autenticidad e integridad.

El sistema de gestión (SGD TEINCO) pretende mejorar y actualizar el proceso en el manejo de documentación, que actualmente existe en la división de atención al usuario de la Corporación tecnológica industrial colombiana “TEINCO”.

El sistema (SGD TEINCO) permitirá el almacenamiento de los documentos, que manejan internamente y también con los documentos externos, estos serán radicados en el sistema mediante un número que irá cambiando consecutivamente según el orden de los documentos.
Los documentos después de ser radicados se enviaran a la persona que está dirigido como remitente, disminuyendo el tiempo que trascurre en llegar a su destino y daños en el mismo.
También se podría disminuir costos en la papelería ya que el sistema permite genera cartas, memorandos y cualquier tipo de documento por medio de plantillas que tiene creadas o se pueden ir creando a medida que se necesiten.

El flujo de trabajo del sistema de gestión documental, se basa en el uso de herramientas electrónicas de comunicación, logrando así, asignación y gestión casi inmediata de los diferentes documentos por parte del funcionario a quien le seria asignado.



Materiales y métodos

La Corporación Tecnológica industrial TEINCO, no contaba con una herramienta informática que le sirviera como apoyo en el proceso de gestión documental diario que debe hacer la división de atención al usuario, lo que ha significado en ocasiones repetidas la no gestión correcta de alguna serie de documentos entrantes que llegase a la división de atención al usuario, como punto de recepción de los documentos, pero que no llego a su destinatario final que es el objetivo.

El método de investigación que se utilizo fue descriptivo por que se basa en la visión del proponente que conoce a fondo la naturaleza del problema que estamos trabajando y puede como se le puede dar solución al problema partir del desarrollo sistema de gestión que le permita mejorar el desempeño de la empresa en el tratamiento, manipulación y conservación de la documentación existente y manejada en la institución.

El análisis de la situación problemática se realizo únicamente en la sede principal A.
La razón para que el análisis solo se haya hecho en esta locación es porque esta es la sede principal en donde la división de atención al usuario recibe todo los comunicados entrantes y hace entrega de los salientes.

En las demás sedes no se gestiona ningún tipo de documento, por lo cual no fue objeto del análisis mencionado. A la fecha este esquema de atención al usuario se conserva igual por lo que el prototipo objeto de diseño en este proyecto, se adecua para que cumpla con esa condición, que será que solo opere en la sede principal A.

Luego del análisis y de definir las falencias y la situación ideal objetivo, se definieron los recursos de hardware y software que equiparan el prototipo propuesto.

Hardware: Servidor dedicado con arquitectura de 32 bits, el cual soportaría el sistema operativo base para la implementación del software de gestión documental Orfeo GPL.

El prototipo propuesto también cuenta con un escáner de páginas el cual se utilizara para ingreso de documentos a formato digital y almacenar estos en la base de datos del prototipo.
A nivel de arquitectura lógica del prototipo, este esta diseñado bajo el modelo de tres capas, ya que es una aplicación Web, esta arquitectura fue la mas adecuada para el diseño y su implementación.

Capa de Presentación

Esta capa es la interfaz con el usuario y consiste de hardware como un PC o una estación de trabajo y un navegador de red. Esto puede constar de cualquier número de máquinas cliente.

Capa Lógica de Negocio


Esta capa proporciona la funcionalidad al extremo de los usuarios y contiene la lógica del negocio (aplicación). Proporciona el puente entre la primera y la tercera capa.
Dependiendo del número de puntos y del número de usuarios, cualquier número de servidores de aplicación puede colocarse en esta capa.

Capa de Datos
Esta capa incluye la base de datos que contiene todos los datos de la organización y esta se encapsula desde los usuarios finales.
Cualquier número de servidores de Base de Datos puede colocarse en esta capa, dependiendo del volumen de transacciones y de la cantidad de datos.
Esta arquitectura de tres-capas puede trabajar en la Intranet así como sobre Internet.

Resultados
Dentro de cada etapa del proceso que se llevo a cabo para el desarrollo de todo el proyecto, se realizaron tareas especificas, cada una de ellas arrojo resultados diversos que se convirtieron en aportes para el proyecto, pero también en conocimiento adquirido para los integrantes del grupo de trabajo.

En el campo de la tecnología: Durante la realización del proyecto fue necesario investigar todas los opciones disponibles dentro de la industria informática, para poder definir cuál sería el mejor modelo para la arquitectura del software de gestión documental, ver sus ventajas y posibles desventajas y como adaptar dicho modelo a nuestro prototipo objetivo.

La arquitectura de tres capas utilizado para el prototipo SGD-TEINCO ayuda a realizar un desarrollo de forma modular el cual garantiza en esencia la seguridad de los proceso y la escalabilidad del mismo, esto debido a que cada capa es independiente pudiendo así hacer los ajustes necesarios en cada una, según fuese necesario, sin afectar las demás capas del modelo.

Respecto de las normas vigentes: En un inicio se pensaba que lo más importante de tener un
sistema de gestión de documentos, era poder obtener un resultado final que garantizara todos los
niveles de seguridad que un sistema de este tipo debería garantizar, todos estos puntos son propios
del diseño y desarrollo del software y el hardware que se utilice.

Propios de la gestión documental y archivística: Los profesionales informáticos en su gran mayoría y cuando no se ha tenido la experiencia de campo, suelen ser muy hábiles en el diseño y construcción de robustas soluciones informáticas, pero poder desconocer por completo la lógica propia del negocio objeto de esta.

En el desarrollo de este proyecto, los integrantes se dieron a la tarea de estudiar, comprender y manejar con propiedad, los conceptos, técnicas y procedimientos propios de la Archivística, los cuales tenían directa injerencia con el prototipo SGD-TEINCO, el resultado de este proceso fue total mente positivo ya que permitió a los integrantes captar las necesidades del actual sistem y convertirlas en soluciones por medio del prototipo SGD-TEINCO.

Análisis de resultados
Los resultados del trabajo desarrollado se presentan en las siguientes etapas.

El valor de la información: Es más que conocida la filosofía corporativa de la gran mayoría de las corporaciones, que dan a su información un valor agregado por encima de los bienes materiales
que poseen, por desgracia esta concepto no está muy bien definido en las entidades de rango medio
y bajo, ya que en estas se observa que aunque se entiende de la importancia que representar tener la
información disponible y de su buen uso, no se tienen los mecanismos y recursos adecuados para
este propósito, dejando esta tarea en manos de individuos, que al no contar con las herramientas adecuadas, hacen una administración acorde a sus necesidades actuales, pero no eficiente frente a las exigencias del medio.

El software libre tiene futuro
: Dentro del análisis de las opciones de software de gestión documental, identificar y elegir el programa Orfeo GPL, no resulto tarea difícil ya que suministra las bondades del software de pago por uso, mas las bondades mismas de un software de código abierto, sin embargo las entidades, en algunos casos no conocen de estas alternativas y peor aún no cuentan dentro de su recurso humano, con personal idóneo que les asesore en estos temas, llegando incluso a incurrir en gastos exagerados de licenciamiento de aplicaciones, que bien se podrían suplir con aplicaciones de código abierto.

Recurso humano pieza clave delproceso:
Todos los procesos están encaminados a suministrar a la universidad, de un prototipo del sistema de gestión documental que apoyaría la tarea de gestionar documentos dentro de la división de atención al usuario, en este propósito es muy importante el contar con las herramientas y modelos adecuados que representan un alto margen de éxito en el producto final, pero mas allá de eso tiene gran importancia la aceptación y el buen uso que le den a este herramienta, los funcionarios de atención al cliente, quienes son los usuarios directos del sistema y por ende los más beneficiados por su buen uso y funcionamiento, o los más perjudicados si se produjera lo contrario.

Los involucrados deben estar capacitados para el manejo del aplicativo y este les debe resultar intuitivo y agradable, lo que facilita el proceso de acople al nuevo mecanismo con apoyo de software de gestión documental que se iniciaría en la división objetivo de este proyecto.

Conclusiones
Al llegar a la etapa final del trabajo propuesto, podemos concluir que:

Autores:
Cesar Augusto Benavides Muñoz
Daniel Adolfo Niebles Gutiérrez
Richard Alexander Sánchez Rueda

Ingeniería de Sistemas - Facultad de Ingeniería - Corporación Tecnológica Industrial Colombiana “TEINCO”
Bogotá D. C - 2010